Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

K-CHAN S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, y de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, los siguientes términos se entienden conforme a la Ley 1581 de 2012:

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que se traten sus datos personales.

Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta política, cómo acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato público. El que no es semiprivado, privado o sensible. Por ejemplo, el relativo al estado civil, a la profesión u oficio, o a la calidad de comerciante.

Dato privado. El que por su naturaleza íntima solo interesa al Titular.

Dato semiprivado. El que no es íntimo ni público, y cuyo conocimiento interesa al Titular y a un grupo determinado de personas.

Dato sensible. El que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, datos biométricos y datos relativos a la vida sexual.

Encargado del Tratamiento. Persona que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento. Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. Para esta política, K-CHAN S.A.S.

Titular. Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia. Envío de datos a un receptor que es a su vez Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión. Comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.

Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios

El tratamiento que realiza K-CHAN se rige por los principios del Título II de la Ley 1581 de 2012:

Legalidad. El tratamiento es una actividad reglada y se sujeta a lo dispuesto en la ley.

Finalidad. Los datos se recolectan para las finalidades informadas en esta política, que se le comunican al Titular.

Libertad. El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.

Veracidad. La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable. No se tratan datos parciales o que induzcan a error.

Transparencia. El Titular puede obtener en cualquier momento información sobre los datos suyos que K-CHAN tiene.

Acceso y circulación restringida. Los datos no se ponen a disposición de internet ni de medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

Seguridad. Se adoptan las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.

Confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar reserva, incluso después de terminada su relación con K-CHAN.

5. Deberes de K-CHAN como Responsable

Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, K-CHAN se obliga a:

• Garantizar al Titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada
• Informar al Titular la finalidad de la recolección y los derechos que le

asisten

• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su

adulteración, pérdida o acceso no autorizado

• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,

comprobable y comprensible

• Actualizar la información y rectificar los datos cuando corresponda
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de ley
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los

códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información

• Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia

6. Datos sensibles

K-CHAN no recolecta datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. No pedimos ni almacenamos información sobre salud, origen étnico, convicciones religiosas, orientación política, afiliación sindical, datos biométricos ni vida sexual.

Ninguna funcionalidad de la plataforma requiere ese tipo de información. Si en el futuro llegara a requerirse, se pedirá una autorización expresa y separada, y se informará al Titular que no está obligado a otorgarla.

Sobre la ubicación. La aplicación usa la ubicación del dispositivo para mostrar las tiendas cercanas y calcular distancias de entrega. El permiso lo otorga el usuario desde el sistema operativo y puede revocarlo en cualquier momento desde los ajustes de su celular. Sin ubicación, la aplicación puede seguir usándose ingresando la dirección manualmente.

7. Qué es K-CHAN

K-CHAN es una plataforma que conecta a vecinos con las tiendas de barrio de su zona. Permite comparar el precio de un mismo mercado entre varias tiendas cercanas, hacer el pedido y recibirlo a domicilio o recogerlo en la tienda.

La compraventa ocurre entre el cliente y la tienda. K-CHAN facilita el contacto, el cobro y la liquidación.

8. Qué datos recolectamos

8.1 De los clientes

• Nombre y número de teléfono
• Dirección de entrega y su ubicación geográfica
• Correo electrónico, cuando el cliente crea una cuenta
• Ubicación del dispositivo, para mostrar las tiendas más cercanas y calcular

distancias de entrega

• Historial de pedidos
• Un identificador del dispositivo, para enviar notificaciones sobre el estado

del pedido

Sobre los pagos con tarjeta. K-CHAN no almacena números de tarjeta, fechas de vencimiento ni códigos de seguridad. Esos datos se entregan directamente a la pasarela de pagos y nunca pasan por los servidores de K-CHAN. Cuando el cliente guarda una tarjeta, K-CHAN almacena únicamente un identificador que la pasarela devuelve, más los últimos cuatro dígitos y la franquicia, para que el cliente reconozca cuál es.

8.2 De las tiendas aliadas

• Nombre del establecimiento y categoría
• Correo electrónico y número de WhatsApp
• Ubicación del establecimiento
• Catálogo de productos y precios
• Datos para recibir los pagos: una llave de Bre-B, o los datos de una cuenta

bancaria con el nombre y documento de su titular

• Historial de pedidos, liquidaciones y cancelaciones

9. Para qué los usamos

• Crear y administrar las cuentas de clientes y tiendas
• Mostrar las tiendas y sus catálogos a los clientes cercanos
• Calcular distancias, costos de domicilio y disponibilidad de entrega
• Procesar y hacer seguimiento de los pedidos
• Entregar a la tienda los datos necesarios para preparar y llevar el pedido
• Procesar los pagos y las devoluciones
• Calcular y girar las liquidaciones semanales a las tiendas
• Enviar códigos de verificación y avisos sobre el estado de los pedidos
• Atender preguntas, quejas y reclamos
• Cumplir obligaciones contables, tributarias y legales

No usamos los datos para publicidad de terceros ni los vendemos.

10. Con quién los compartimos

10.1 Entre clientes y tiendas

La tienda que recibe un pedido accede al nombre, el teléfono y la dirección de entrega del cliente, únicamente para preparar y entregar ese pedido. La tienda se obliga contractualmente a no usar esos datos para ningún otro fin.

10.2 Proveedores de servicio

Para operar, K-CHAN se apoya en terceros que actúan como Encargados del Tratamiento:

10.3 Autoridades

Cuando exista una orden judicial o un requerimiento legal que lo obligue.

11. Transferencia internacional

Como parte de la operación de la plataforma, algunos datos personales podrán ser almacenados o tratados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, por proveedores tecnológicos que prestan servicios de infraestructura, mensajería, almacenamiento, mapas y notificaciones.

Al aceptar esta política, el Titular autoriza dichas transferencias o transmisiones internacionales cuando sean necesarias para la prestación del servicio.

K-CHAN procurará contratar proveedores que implementen medidas razonables de seguridad y confidencialidad y que traten la información conforme a la legislación aplicable.

12. Derechos del Titular

Toda persona cuyos datos estén en nuestras bases tiene derecho a:

• Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos
• Actualizar y rectificar los que estén incompletos o equivocados
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó
• Ser informado del uso que le hemos dado
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando

no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos

• Acceder gratuitamente a sus datos

13. Procedimiento para ejercer los derechos

El responsable de atender las consultas y reclamos sobre datos personales es Camilo Merchán, representante legal de K-CHAN S.A.S.

Todas las solicitudes se reciben en hola@k-chan.com.co.

13.1 Consultas

El Titular puede consultar los datos que K-CHAN tiene sobre él. La solicitud debe indicar el nombre, un dato de contacto y qué información se consulta.

La consulta se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde que se recibe. Si no es posible atenderla en ese plazo, se le informará al Titular el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13.2 Reclamos

El Titular que considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que advierta un incumplimiento de esta política, puede presentar un reclamo indicando:

• Su nombre y un dato de contacto
• La descripción de los hechos
• Los documentos que quiera hacer valer

Si el reclamo llega incompleto, K-CHAN pedirá que se complete dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasados dos meses no se recibe respuesta, se entenderá desistido.

El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles desde que se recibe completo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Mientras el reclamo esté en trámite, el dato objeto de reclamo se marcará como tal en la base de datos.

13.3 Requisito previo para acudir a la Superintendencia

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular debe agotar primero el trámite de consulta o reclamo ante K-CHAN antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.4 Revocatoria y supresión

El Titular puede revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos. La solicitud se atiende salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos — por ejemplo, la información contable de pedidos ya facturados.

En ese caso se le informará al Titular cuáles datos se suprimen y cuáles se conservan, con la razón.

14. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner esta política a disposición del Titular al momento de la recolección, K-CHAN le comunicará un aviso de privacidad con:

• La identidad y datos de contacto de K-CHAN S.A.S.
• El tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad
• Los derechos que le asisten como Titular
• El mecanismo para conocer esta política y sus cambios

Los textos que aparecen en la aplicación al momento del registro cumplen esa función.

15. Cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos personales se conservarán mientras exista la relación con el Titular y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política.

Una vez terminada la relación, podrán conservarse durante el tiempo que exijan las obligaciones contables, tributarias, comerciales y demás obligaciones legales aplicables, así como para atender reclamaciones administrativas o judiciales.

Cumplidos dichos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados cuando resulte técnica y jurídicamente procedente.

16. Seguridad

K-CHAN adopta medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información: las contraseñas se almacenan cifradas y nunca en texto plano, los códigos de verificación se guardan cifrados y se vencen a los quince minutos, la comunicación entre la aplicación y los servidores va cifrada, y el acceso a los datos está restringido a quienes lo necesitan para operar.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo, pero K-CHAN se obliga a mantener estas medidas actualizadas y a informar los incidentes que la ley exija reportar.

17. Datos de menores de edad

K-CHAN no está dirigido a menores de edad y no recolecta datos suyos a sabiendas. Si detectamos que una cuenta pertenece a un menor, la suprimiremos.

18. Vigencia

Esta política rige desde el 17 de septiembre de 2026.

Las bases de datos se conservarán durante el tiempo indicado en la sección 15.

K-CHAN puede modificar esta política. Los cambios se publicarán en https://k-chan.com.co y, cuando afecten de forma sustancial el uso de los datos, se comunicarán a los titulares.

Textos cortos para las casillas de la aplicación

Estos son los textos de autorización que aparecen dentro de la aplicación al momento del registro.

Para el cliente

Para la tienda